干部檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，它是歷史地、全面地考察了解和正確選撥干部的重要依據(jù)，也是做好干部工作的必備條件之一。

    新時(shí)期，隨著干部體制和人事制度管理的不斷發(fā)展變化，對(duì)干部檔案工作提出了更新、更高的要求，干部檔案的規(guī)范化管理，信息化建設(shè)、科學(xué)化應(yīng)用成為干部檔案工作的重要課題。現(xiàn)就本人近幾年工作實(shí)踐以及本部干部檔案工作的實(shí)際，提出檔案規(guī)范化管理幾點(diǎn)思考。

    當(dāng)前，干部檔案工作呈現(xiàn)原始檔案管理與信息化管理“兩條腿”走路的局面，原始檔案管理亟待推陳出新、信息化管理期待完善升級(jí)，就我部檔案工作而言，干部檔案工作存在不少弊端，面臨探索規(guī)范化管理的新途徑。

    一、檔案管理更加復(fù)雜。我部管理的檔案構(gòu)成復(fù)雜，有行政機(jī)關(guān)的、有事業(yè)單位的；有正式干部的、有招聘干部的。不同的崗位，不同的身份，所形成的材料內(nèi)容不同，給材料收集帶來(lái)了一定難度。另外，來(lái)源不一、格式多樣，也給材料鑒別帶來(lái)許多困難。關(guān)系較亂、人檔脫節(jié)、管理盲區(qū)等現(xiàn)象可能因此發(fā)生，直接影響干部檔案工作的管理難度。

    二、信息化管理有待進(jìn)一步完善。近幾年，隨著信息化步伐的加快，檔案工作也開(kāi)始了信息化改造。但是，信息化管理的要求較高，硬件的投入、新技術(shù)的應(yīng)用、軟件的升級(jí)都是檔案信息化管理最重要的提高途徑。目前，我部應(yīng)用的干部檔案管理應(yīng)用軟件雖然對(duì)檔案信息的加工、統(tǒng)計(jì)和提取、輸出功能也作了一些有益的探索，但系統(tǒng)的綜合效應(yīng)并未得到充分發(fā)揮，梯級(jí)化管理、橫向聯(lián)系，科學(xué)化應(yīng)用仍有很大的空間需要開(kāi)發(fā)。

    三、干部檔案工作效率不高。干部檔案工作仍較多局限在收集與保管，在提高效率，為領(lǐng)導(dǎo)和干部做好信息服務(wù)方面還有待進(jìn)一步提高。特別是利用微機(jī)管理干部檔案等方面的薄弱，沿襲老辦法，應(yīng)付日常查檔、歸檔、裝訂整理工作比較多，應(yīng)用新技術(shù)管理干部檔案作的嘗試比較少，還不能從大量繁鎖的工作環(huán)節(jié)中擺脫出來(lái)，干部檔案工作跟不上新形勢(shì)下干部工作的需要，在干部檔案工作的質(zhì)量和利用率上還有待進(jìn)一步提高。

    針對(duì)這些問(wèn)題，近幾年，部里圍繞干部檔案工作如何提高規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用進(jìn)行了大量的調(diào)查研究，部領(lǐng)導(dǎo)十分重視干部檔案工作如何適應(yīng)新時(shí)期干部工作的需求這一課題。為了進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案管理工作，促進(jìn)其規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用，使干部檔案更好地為黨的干部工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，本人就自身的一些工作實(shí)踐提出幾點(diǎn)思考。

    一、走好“兩條腿”，建立靈活實(shí)效的干部檔案管理新機(jī)制。

    隨著信息化管理的引進(jìn)，干部檔案工作迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，但是，傳統(tǒng)的原始檔案管理工作仍不能丟，這是檔案工作的特性所要求的。原始資料，是一名干部以個(gè)人姓名的特征集中保存起來(lái)的反映干部個(gè)人經(jīng)歷、德才情況、工作實(shí)績(jī)等方面內(nèi)容的文件材料，具有更高意義上的權(quán)威性，不少材料是信息化管理手段下不能反映的。另外，信息化管理也有其弊端，文件出錯(cuò)、信息丟失等外部環(huán)境條件的制約都使原始檔案管理在新時(shí)期具備不可撼動(dòng)的重要地位。

    所以，今后原始資料檔案的管理不應(yīng)削弱，還應(yīng)加強(qiáng)，關(guān)鍵是建立更新的管理機(jī)制。針對(duì)新時(shí)期干部檔案工作要求的動(dòng)態(tài)性管理、流動(dòng)性管理等難題，就必須注意處理好原始檔案工作中的幾個(gè)問(wèn)題：

    1、全面性。作為干部個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，一定要力求全面完整，能夠較全面地展現(xiàn)干部的各方面內(nèi)容，理順干部檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，這就需解決好材料收集的問(wèn)題，力爭(zhēng)全面完整收集干部檔案材料。

    2、動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，一些反映新信息的文件材料會(huì)不斷產(chǎn)生，因此，人事檔案必須做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與干部實(shí)際情況的“時(shí)間差”。

    3、流動(dòng)性。這是干部檔案工作的一個(gè)難題，檔案管理與干部人事管理相統(tǒng)一，方便于發(fā)揮人事檔案的作用。如果人檔脫節(jié)，即“有檔無(wú)人”，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義，因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”。

    此外，原始檔案收集整理的程序化，也是檔案管理的重要內(nèi)容，它既為整理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)，又制約著整理工作。要保證歸檔材料接收得及時(shí)、準(zhǔn)確、完善，使干部檔案從材料接到、鑒別、裱糊、分類、整理、裝訂、上架形成程序化管理，避免重復(fù)拆卷的弊端，提高檔案管理工作效率。

    二、推進(jìn)干部檔案工作信息化建設(shè)。

    信息化建設(shè)是解決新時(shí)期檔案工作面臨問(wèn)題的重要途徑，它在提高檔案管理工作效率、推進(jìn)干部檔案的科學(xué)化服務(wù)方面有著無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)。

    我部目前已經(jīng)采用了干部檔案工作信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠儲(chǔ)薦干部卡片的全部信息，并設(shè)制了十個(gè)材料庫(kù)提供儲(chǔ)備用信息。該軟件的應(yīng)用，降低了“硬資源”的消耗，作為可再生的“軟”資料，在干部檔案管理中，又具備檔案內(nèi)容的及時(shí)查找、分類統(tǒng)計(jì)、綜合分批等等功能，其作用已較好顯現(xiàn)。但是，干部檔案信息化建設(shè)有一個(gè)不斷完善、提升的過(guò)程，所以，在信息化建設(shè)上還要：

    1、加大硬件投入，建立完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。借鑒外部相關(guān)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的成功經(jīng)驗(yàn)，不斷完善自身系統(tǒng)的運(yùn)行效率。同時(shí)，在設(shè)備添置、人員培訓(xùn)等方面加大投入，逐步建立一套在新時(shí)期干部檔案工作相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)。

    2、注重自身軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。因地制宜，根據(jù)自身干部檔案管理工作的特點(diǎn)，著力開(kāi)發(fā)出快捷、方便、有效的信息化運(yùn)行系統(tǒng)。

    3、建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，加強(qiáng)橫向聯(lián)系，促進(jìn)干部檔案管理信息化資源的共享。利用信息庫(kù)的資源優(yōu)勢(shì)，做好干部檔案資源的收集、歸檔、查閱等工作，不斷豐富充實(shí)干部檔案信息化管理的功能

    4、注重干部檔案信息化系統(tǒng)的安全管理。干部檔案工作事關(guān)重大，不少內(nèi)容具有一定的機(jī)密性，做好安全管理也是干部檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。所以，在信息化建設(shè)中，一定要注意安全系統(tǒng)的配套，防范管理漏洞的發(fā)生。

    三、加快干部檔案工作規(guī)范化管理，推進(jìn)干部檔案工作科學(xué)化應(yīng)用。

    如何將檔案這個(gè)“死”材料用“活”提高檔案的使用價(jià)值，提高服務(wù)效率，為領(lǐng)導(dǎo)們干部做好信息服務(wù)，這是新時(shí)期干部檔案工作的生命力所在，也是新時(shí)期干部檔案工作的突破點(diǎn)。

　　檔案工作最終目的是提供利用，要發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)必須有幾個(gè)前提：一是檔案資源可利用價(jià)值；二是檔案的運(yùn)用效率，而這一切都來(lái)源于檔案的規(guī)范化管理。

　　1、充分應(yīng)用信息管理軟件，建立后備干部信息庫(kù)，讓信息庫(kù)在機(jī)構(gòu)改革及公開(kāi)選撥干部等方面發(fā)揮積極作用。

　　2、提高干部信息化管理系統(tǒng)的使用效率，做到檔案工作與干部工作有機(jī)結(jié)合，為領(lǐng)導(dǎo)在干部工作的決策上提供服務(wù)。